Документальное оформление зависит от причин списания объекта. Если списывают объекты незавершенного строительства, то к акту о списании прилагают решение о списании объекта незавершенного строительства, принятое учредителем, с приложением документов, на основании которых принималось такое решение, карточку капитальных вложений; сведения о вложениях в объекты недвижимого имущества, объектах незавершенного строительства, сформированные на последнюю отчетную дату; выписку из ЕГРН.
При оформлении акта о списании объектов нефинансовых активов в условиях электронного документооборота (ЭДО) требуется подготовить пакет документов, подтверждающих правомерность действий. Вот примерный перечень таких документов:
- Приказ о списании:
- Приказ руководителя учреждения о списании объекта нефинансовых активов. В нем указывается основание для списания (например, физическая изношенность, моральный износ, утрата функциональной ценности и т.д.).
- Акт технической экспертизы:
- Акт, подтверждающий физическое состояние объекта, его пригодность или непригодность для дальнейшего использования. В документе приводятся выводы о состоянии объекта, на основании которых принимается решение о списании.
- Акты о проверке качества и эксплуатации:
- Документы, подтверждающие эксплуатацию объекта и его техническое состояние. Могут включать акты проверок, обслуживания, ремонтов и т. д.
- Протоколы собраний комиссий:
- Протоколы заседаний комиссий, создавшихся для рассмотрения вопросов списания объектов. В них перечисляются члены комиссии, обсуждаемые вопросы и принятые решения.
- Перечень объектов, подлежащих списанию:
- Список объектов, которые подлежат списанию, с указанием их инвентарных номеров, технических характеристик и причин списания.
- Заключение о целесообразности списания:
- Документ, содержащий выводы о целесообразности или нецелесообразности продолжения эксплуатации объекта. В заключении могут быть указаны экономические расчеты, оценивающие выгоды и убытки от сохранения объекта.
- Расписка ответственного лица:
- Подтверждающая подпись ответственного сотрудника, назначенного ответственным за списание объекта.
Алгоритм действий:
- Руководитель издает приказ о создании комиссии по списанию объектов.
- Комиссия проводит экспертизу объекта, собирает информацию о его текущем состоянии.
- Комиссия принимает решение о целесообразности (или нецелесообразности) списания объекта.
- В случае положительного решения готовится заключение о списании, которое направляется руководителю для утверждения.
- Руководителем подписывается приказ о списании и направляется в бухгалтерию для оформления акта о списании.
- В бухгалтерии создается акт о списании с учетом всех собранных документов.
Пример текста акта о списании:
Акт о списании основных средств
Дата составления: 01.01.2024
Организация: ООО "Пример"
Объект: Серверное оборудование (инв. № 001)
Причины списания:
- Физическая изношенность оборудования.
- Моральный износ: прекращение поддержки производителем.
- Утрата функциональности: невозможность использования в производственных процессах.
Комиссия по списанию:
- Председатель комиссии: Иванов Иван Иванович.
- Члены комиссии: Петрова Мария Сергеевна, Сидоров Алексей Владимирович, Козлов Олег Николаевич.
Заключение комиссии:
- Состояние оборудования делает его дальнейшее использование экономически невыгодным.
- Рекомендуется списать объект ввиду его физической изношенности и морального старения.
Решение:
- Объект подлежит списанию.
Подпись руководителя:
- Иванов Иван Иванович /Руководитель/.
Резюме:
- Серверное оборудование находится в неудовлетворительном состоянии, что делает его дальнейшую эксплуатацию нецелесообразной.
- Комиссия приняла решение о списании объекта, что зафиксировано в акте о списании.