Поддержка бизнес-решений
1. Бизнес-процессы и поддержка решений
1.1. Роль бизнес-процессов в деятельности организаций
Деятельность любой современной организации основывается на множестве бизнес-процессов и взаимодействий. Это и внутренние процессы организации (например, найм сотрудников, управление кадрами, бухгалтерия и т.д.) и взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, госструктурами и регуляторами (например, продажи, реклама, подряды, проверка на соответствие требованиям, стратегическое планирование и т.д.)
Можно сказать, что Бизнес-процесс - последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации.
Процессный подход позволяет рассматривать деятельность организации как связанную систему бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимодействии с другими бизнес-процессами или внешней средой.
В свою очередь процессы могут быть декомпозированы на подпроцессы и/или на отдельные бизнес-функции.
Ключевыми понятиями процессного подхода являются:
Результат (выход) бизнес-процесса - то, ради чего он осуществляется – цель деятельности. Деятельность всегда рассматривается вместе с целью этой деятельности дял лица/подразделения/организации.
Владелец бизнес-процесса - лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.
Исполнители бизнес-процесса – функциональная (или кросс-функциональная) команда специалистов профильных областей деятельности, выполняющих действия процесса.
Входы бизнес-процесса - ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса.
Часто выделение, формализация и взаимосвязь бизнес-процессов, составление функциональных матриц участников и соотнесение их с оргструктурой организации производится лишь частично или не делается вообще. Задачи упорядочивания деятельности персонала и ее разумной автоматизации отодвигаются руководством организаций на второй план.
В результате отсутствие регламентов процессов или их устаревание, приводит к тому, что в организации деятельность выполняется по «неписанным» правилам, передающимся из поколения в поколение. Часть процессов/подпроцессов или отдельных функций может дублироваться между разными сотрудниками и подразделениями, что негативно влияет на деятельность организации.
Некоторые факторы негативного влияния отсутствия формализации процессов на организацию приведены ниже:
Объект Фактор Влияние
Сотрудник • Рутинная работа в различных системах
• Возможные человеческие ошибки
• Сложность в оценке целесообразности работы
• Проблемы во взаимодействии подразделений • Демотивация
• Отсутствие перспектив роста
• Желание повышения дохода за «каждодневную работу».
Организация • Потенциальное дублирование процессов в разных подразделениях между разными сотрудниками
• Слабый контроль процессов и их влияние на конечный результат
• Различная трактовка процессной деятельности в разных подразделениях
• Затрудненная модификация процессов • Отсутствие гибкости в изменениях процессов
• Лишние затраты на персонал
• Потенциальная потеря знаний, квалификации при уходе ключевых сотрудников
Выделяются следующие риски отсутствия регламентов процессов и их разумной автоматизации:
• потенциальная утеря компетенций ключевых специалистов
• повышенная текучесть кадров
• сложность в управлении персоналом
• снижение гибкости в изменениях процессов при изменении внешних условия работы организации
• падение производительности труда сотрудников
• избыточные затраты на персонал
Их следствием является общая потеря эффективности работы при росте операционных затрат
Формализация и регламентация бизнес-процессов снижает влияние негативных факторов и дает организации ряд преимуществ:
• структурирование деятельности, обеспечение единого понимания требований сотрудниками;
• согласование и повышение взаимодействий подразделений между собой;
• выявление и устранение зон размытия и пересечения ответственности за функции;
• упрощение принятия изменений, повышающих эффективность процессов;
• снижение рисков, связанных с уходом руководителей и специалистов;
• повышение эффективности процессов подбора и обучения персонала;
Результатом регламентации бизнес-процессов, поддержания в актуальном состоянии, постоянное совершенствование операционной деятельности и ее автоматизация положительно влияет на организацию:
• позволяет ей быть более гибкой в принятии решений;
• обеспечивает возможность развития бизнеса;
• повышает эффективность управления;
• позволяет создать объективную систему сбалансированных показателей деятельности сотрудников, связанных с бизнес-целями организации;
• упрощает контроль и управление ресурсами и затратами.
Сегодня своды знаний в области системы менеджмента предприятий включают как практики процессного, так и проектного управления.
В России действуют Ассоциация управления проектами "СОВНЕТ" (https://www.sovnet.ru/about) и Ассоциация профессионалов управления бизнес-процессами (https://abpmp.org.ru/), объединяющие сообщества профессиональных управленцев в области проектного и процессного менеджмента. Профильными организациями и группами энтузиастов разработано множество методологий и подходов к управления проектами и бизнес-процессами.
В управлении проектами используются положения PMBook (Руководство к своду знаний по управлению проектом) и методологии Waterfall, Agile, Lean, Kanban, Scrum, Six sigma, Prince2 и т.д.
В управлении бизнес-процессами используются положения BPM CBOK (Свод знаний по управлению бизнес-процессами). Разработано множество нотаций и подходов к формализации бизнес-процессов.
Широкий спектр программного обеспечения позволяет автоматизировать проектную и процессную составляющую управления организацией.
Профильные организации проводят обучение и сертификацию специалистов в областях проектного и процессного управления. Разработан ряд отраслевых стандартов к организациям и профильному персоналу.
В методологии управления бизнес-процессами (Business Process Management), как и в проектном управлении помимо собственно формализации процессов предполагается значительная роль в оценке их эффективности, подходам к совершенствованию и комплексной оценке уровня зрелости управления организацией.
1.2. Проблемы применения BPM в организациях
Внедрение в организации принципов процессного управления с последующей автоматизацией инструментами BPMS повысит эффективность ее работы, однако для их успешной реализации часто требуются достаточно значительные организационные изменения и привлечение профильных специалистов/организаций.
Особенности «внедрения» процессного подхода и систем автоматизации управления процессами в организации включают:
• принятие решения о внедрении процессного управления на уровне топ-менеджмента, системность и последовательность в реализации этой инициативы
• проведение обследований/аудитов деятельности, формализация описания процессов и их постоянная актуализация
• выделение групп участников и ролей в процессах
• внедрение специализированных инструментов автоматизации процессного управления
• подготовка кадров
Ключевым залогом успешной трансформации организации с использованием процессного управления является именно вовлечение топ-менеджмента в эту деятельность. Последовательность и системность в продвижении принципов BPM в организации. Без этого при «внедрении» процессного подхода можно столкнуться с некоторыми из приведенных ниже трудностей:
• формальный подход к внедрению методов процессного управления или специализированных средств автоматизации без принятия на уровне руководства самой идеи процессного управления и транслирования ее задач и целей на все уровни оргструктуры
• разногласия среди топ-менеджмента организации по вопросам необходимости изменений и их масштабов
• непонимание того, зачем нужна регламентация процессов и как правильно это делать
• отсутствие необходимого терпения, желания и ресурсов, необходимых для реальной оптимизации процессов
• отсутствие компетентной и мотивированной команды для трансформации деятельности, а также отсутствие у нее необходимых полномочий для перехода к BPM
• неадекватные сроки трансформации деятельности и ее влияния на рядовой персонал организации
• построение системы процессов, неадекватной реальному бизнесу компании
• ошибки при создании системы показателей, увязке процессов и показателей
• общее сопротивление персонала изменениям и не понимание их ценности.
• противление персонала изменениям.
С одной стороны внедрение процессного управления позволяет оптимизировать работу организации и повысить ее эффективность, но с другой стороны требует достаточно серьезных мероприятий и принятия решения как на уровне высшего руководства, так и на уровне рядовых сотрудников.
Такие трансформации организации требуют длительного времени, существенных расходов (консалтинг, разработка документации, внедрение средства автоматизации, обеспечение непрерывной оценки качества процессов и их постоянного совершенствования, адаптация персонала.
Именно необходимость системного подхода к выстраиванию, оптимизации и автоматизации процессов, а также длительный период адаптации к изменениям часто являются «стоп-факторами» для внедрения подхода к управлению организацией, ориентированного на оптимизацию бизнес-процессов.
1.3. Решения RPA как инструмент BPMS
Отсутствие системы управления процессами в настоящее время может быть частично компенсировано применением решений класса RPA (Robotic Process Automation) – программных роботов, которые эмулируют деятельность человека.
Важной особенностью решений RPA является автоматизация рутинных операций человека, возможность непрерывной работы, отсутствие требований к каким-либо методологиям процессного управления.
При этом использование подхода и систем RPA не заменяет собой рекомендации BPM, но может существенно упросить работу персонала в организации и частично минимизировать негативные факторы монотонности работы персонала, разгрузив его для решения других задач.
Программные роботы могут как полностью автоматизировать отдельный бизнесс-процесс, так и использоваться в полуавтоматическим режиме, когда критические операции процесса выполняются человеком, а подготовительные – программным роботом.
Использование RPA позволяет организации получить следующие преимущества:
• Сотруднику – автоматизация рутинных монотонных операций, высвобождение времени на решении смежных, нестандартных задач и саморазвития. Особенно если используются desktop приложения (банковские системы, системы ЭДО, СПАР и т.д.). Что повышает лояльность специалистов, их мотивацию к работе и в общем повышает производительность труда.
• ИТ-блоку – минимум изменений в инфраструктуре и архитектуре использующихся приложений (отсутствие доработок приложений, подготовки интеграционных механизмов), удобство контроля и администрирования роботов
• Менеджерам процессов – снижение числа ошибок человеческого фактора, возможность оперативного тиражирования роботов или их компонентов на разные функциональные и территориальные подразделения, возможность выполнения задач в режиме 24х7 без выходных и праздничных дней.
• Менеджерам подразделений – эффективное управление персоналом без привлечения дополнительного штата. Перераспределение зон ответственности между существующими сотрудниками
• Топ-менеджерам – общее повышение эффективности и стабильности процессов. Увеличение производительности подразделений без существенных затрат и расширения штата персонала.
Разработка программных роботов в большинстве систем RPA зачастую не требует глубокого уровня знаний в области программирования. Часто программный робот строится в специализированном компоненте RPA - Студии по принципу конструктора путем формирования алгоритма операций, переходов между ними и параметризации операций.
Сотрудники организации после знакомства с инструментарием RPA могут самостоятельно создавать несложных роботов, выполняющих роль виртуальных ассистентов и поддерживать их в актуальном состоянии при изменениях в бизнес-процессах.
Программные роботы будут наиболее эффективны для постоянно повторяющихся типовых действий с использованием нескольких не интегрированных информационных систем. Успешно автоматизируется:
• ввод/копирование/верификация/консолидация/модификация/перенос данных в различных формах и системах;
• работа с интерфейсными формами;
• повторяющиеся нажатия на кнопки в desktop приложениях;
• работа с документами (распознавание текста/форм);
• обработка сообщений в e-mailи мессенджерах
• прочие действия пользователей в информационных системах, которые могут быть алгоритмизированы
Отдельной областью применения RPA является функциональный мониторинг состояния информационных систем, при котором робот, с использованием тестовых данных, выполняет типовые действия в системе, фиксирует ее ответ и возможные ошибки, а также время выполнения операций.
Применение RPA для задач функционального мониторинга существенно упрощает задачи поддержки информационных систем и приложений, а также оценки их работы с точки зрения пользователя.
1.4. Подходы к выделению процессов для использования RPA
Наиболее успешно могут быть роботизированы процессы если возможно:
• Определить из их числа наиболее часто повторяющиеся типизированные процессы;
• Задачи в процессах может выполнить небольшое число сотрудников с компьютерами и необходимым набором приложений
• Последовательность действий в процессах может быть описана (через интервью, с использованием инструкций и т.д.)
• Действия процессов производятся в различных не интегрированных информационных системах, а их интеграция затруднена или невозможна (например, у приложений отсутствует API, или команда разработки)
• Успешность выполнения процесса чувствительна к вводимым/модифицируемым данным (большое влияние на результат может оказать ошибка человека)
• Деятельность в процессе затрагивает конфиденциальные данные, доступ персонала к которым желательно ограничить
• Работа по задачам процесса раздражает/утомляет/демотивирует сотрудников
• Выделение нескольких процессов и постепенное расширение охвата RPA
В случае, если в деятельности организации можно выделить процессы, подлежащие роботизации целесообразно:
• Принять на уровне руководства организации/структурного подразделения решение о пилотировании/внедрении RPA как средства автоматизации деятельности
• Сформулировать критерии оценки успешности его применения (получение объективной картины работы системы, сокращение числа ошибок, ускорение работы, увеличение объема обрабатываемой информации и т.д.)
• Определить фокус-группу по внедрению RPA, в которую желательно включить: руководителя подразделения, ключевых специалистов процесса, ИТ-специалистов, подрядчиков и т.д.
• Описать процесс, источники данных, характер их обработки и вывода информации
• Определить характер использования робота персоналом (периодический запуск по расписанию, запуск по событию, запуск по требованию сотрудника)
• Разработать робота и отладить его на тестовых данных. Определить критерии успешности работы робота
• Задокументировать робота, определить порядок его актуализации
• Принять решение о тиражировании технологии на другую деятельность.
1.5. Типовая структура систем RPA
На сегодняшний день на рынке представлен большой набор отечественных и зарубежных систем RPA: Primo RPA, PIX Robotics, Robin, Sherpa, Roomy, Атом.РИТА, UiPath, BluePrism и т.д. Каждая платформа имеет свои особенности и в целом выбор решения зависит от многих условий.
Большинство платформ RPA имеют схожую структуру модулей:
• «Студия» - среда разработки роботов
• «Робот» - компонент исполнения разработанного робота
• «Оркестратор» - компонент распространения, конфигурирования, управления роботами (целесообразно использовать для централизованного управления большим числом роботов)
Отличия в платформах заключаются в возможности разработки роботов в парадигме low-code и наоборот, с использованием элементов классического программного кода, с набором готовых коннекторов к сторонним приложениям, уровнем логирования исполнения роботов, а также удобством автодокументирования робота.
Разные платформы по-разному взаимодействуют с *nix системами, включая отечественные ОС.
Для многих платформ доступно как SaaS так и on-premise вариант использования с бессрочной лицензией или периодической подпиской.
Характер же разработки и отладки роботов, а также интеграции их в деятельность персонала схож для большинства платформ. Практически каждый производитель имеет собственные базовые и углубленные курсы по платформе, которые доступны большинству пользователей.
2. Услуги по роботизации процессов
Наша команда имеет более чем 5 летний опыт работы с решениями класса RPA ведущих российских производителей: Primo RPA, Robin, Sherpa, PIX, а также знакома с продуктами UiPath.
Разработанные нами роботы работают в различных средах и конфигурациях и успешно решают различные производственные задачи.
За время работы направления RPA мы сформировали собственный центр компетенций, специалисты которого могут выполнить весь цикл работ в области роботизации процессов:
• Проведение обследования
• Формирование ТЗ на роботизацию
• Формирование и управление рабочей группой (Заказчик/Исполнитель)
• Помощь в выборе, развертывании, адаптации платформы роботизации (демонстрация решений а нашей лаборатории)
• Разработка, тестирование, документирование и ввод в эксплуатацию программных роботов
• Помощь в адаптации персонала Заказчика к использованию роботов
• Последующее сопровождение и актуализация (по необходимости)
Успешный опыт реализованных проектов позволяет нам с уверенностью обеспечивать качественную автоматизацию процессов.
2.1. Примеры решенных нами задач
Кратко описать суть задачи, что было сделано, на какой платформе, что получил заказчик (общими словами без указания конкретного заказчика NDA)
1.1. Роль бизнес-процессов в деятельности организаций
Деятельность любой современной организации основывается на множестве бизнес-процессов и взаимодействий. Это и внутренние процессы организации (например, найм сотрудников, управление кадрами, бухгалтерия и т.д.) и взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, госструктурами и регуляторами (например, продажи, реклама, подряды, проверка на соответствие требованиям, стратегическое планирование и т.д.)
Можно сказать, что Бизнес-процесс - последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации.
Процессный подход позволяет рассматривать деятельность организации как связанную систему бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимодействии с другими бизнес-процессами или внешней средой.
В свою очередь процессы могут быть декомпозированы на подпроцессы и/или на отдельные бизнес-функции.
Ключевыми понятиями процессного подхода являются:
Результат (выход) бизнес-процесса - то, ради чего он осуществляется – цель деятельности. Деятельность всегда рассматривается вместе с целью этой деятельности дял лица/подразделения/организации.
Владелец бизнес-процесса - лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.
Исполнители бизнес-процесса – функциональная (или кросс-функциональная) команда специалистов профильных областей деятельности, выполняющих действия процесса.
Входы бизнес-процесса - ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса.
Часто выделение, формализация и взаимосвязь бизнес-процессов, составление функциональных матриц участников и соотнесение их с оргструктурой организации производится лишь частично или не делается вообще. Задачи упорядочивания деятельности персонала и ее разумной автоматизации отодвигаются руководством организаций на второй план.
В результате отсутствие регламентов процессов или их устаревание, приводит к тому, что в организации деятельность выполняется по «неписанным» правилам, передающимся из поколения в поколение. Часть процессов/подпроцессов или отдельных функций может дублироваться между разными сотрудниками и подразделениями, что негативно влияет на деятельность организации.
Некоторые факторы негативного влияния отсутствия формализации процессов на организацию приведены ниже:
Объект Фактор Влияние
Сотрудник • Рутинная работа в различных системах
• Возможные человеческие ошибки
• Сложность в оценке целесообразности работы
• Проблемы во взаимодействии подразделений • Демотивация
• Отсутствие перспектив роста
• Желание повышения дохода за «каждодневную работу».
Организация • Потенциальное дублирование процессов в разных подразделениях между разными сотрудниками
• Слабый контроль процессов и их влияние на конечный результат
• Различная трактовка процессной деятельности в разных подразделениях
• Затрудненная модификация процессов • Отсутствие гибкости в изменениях процессов
• Лишние затраты на персонал
• Потенциальная потеря знаний, квалификации при уходе ключевых сотрудников
Выделяются следующие риски отсутствия регламентов процессов и их разумной автоматизации:
• потенциальная утеря компетенций ключевых специалистов
• повышенная текучесть кадров
• сложность в управлении персоналом
• снижение гибкости в изменениях процессов при изменении внешних условия работы организации
• падение производительности труда сотрудников
• избыточные затраты на персонал
Их следствием является общая потеря эффективности работы при росте операционных затрат
Формализация и регламентация бизнес-процессов снижает влияние негативных факторов и дает организации ряд преимуществ:
• структурирование деятельности, обеспечение единого понимания требований сотрудниками;
• согласование и повышение взаимодействий подразделений между собой;
• выявление и устранение зон размытия и пересечения ответственности за функции;
• упрощение принятия изменений, повышающих эффективность процессов;
• снижение рисков, связанных с уходом руководителей и специалистов;
• повышение эффективности процессов подбора и обучения персонала;
Результатом регламентации бизнес-процессов, поддержания в актуальном состоянии, постоянное совершенствование операционной деятельности и ее автоматизация положительно влияет на организацию:
• позволяет ей быть более гибкой в принятии решений;
• обеспечивает возможность развития бизнеса;
• повышает эффективность управления;
• позволяет создать объективную систему сбалансированных показателей деятельности сотрудников, связанных с бизнес-целями организации;
• упрощает контроль и управление ресурсами и затратами.
Сегодня своды знаний в области системы менеджмента предприятий включают как практики процессного, так и проектного управления.
В России действуют Ассоциация управления проектами "СОВНЕТ" (https://www.sovnet.ru/about) и Ассоциация профессионалов управления бизнес-процессами (https://abpmp.org.ru/), объединяющие сообщества профессиональных управленцев в области проектного и процессного менеджмента. Профильными организациями и группами энтузиастов разработано множество методологий и подходов к управления проектами и бизнес-процессами.
В управлении проектами используются положения PMBook (Руководство к своду знаний по управлению проектом) и методологии Waterfall, Agile, Lean, Kanban, Scrum, Six sigma, Prince2 и т.д.
В управлении бизнес-процессами используются положения BPM CBOK (Свод знаний по управлению бизнес-процессами). Разработано множество нотаций и подходов к формализации бизнес-процессов.
Широкий спектр программного обеспечения позволяет автоматизировать проектную и процессную составляющую управления организацией.
Профильные организации проводят обучение и сертификацию специалистов в областях проектного и процессного управления. Разработан ряд отраслевых стандартов к организациям и профильному персоналу.
В методологии управления бизнес-процессами (Business Process Management), как и в проектном управлении помимо собственно формализации процессов предполагается значительная роль в оценке их эффективности, подходам к совершенствованию и комплексной оценке уровня зрелости управления организацией.
1.2. Проблемы применения BPM в организациях
Внедрение в организации принципов процессного управления с последующей автоматизацией инструментами BPMS повысит эффективность ее работы, однако для их успешной реализации часто требуются достаточно значительные организационные изменения и привлечение профильных специалистов/организаций.
Особенности «внедрения» процессного подхода и систем автоматизации управления процессами в организации включают:
• принятие решения о внедрении процессного управления на уровне топ-менеджмента, системность и последовательность в реализации этой инициативы
• проведение обследований/аудитов деятельности, формализация описания процессов и их постоянная актуализация
• выделение групп участников и ролей в процессах
• внедрение специализированных инструментов автоматизации процессного управления
• подготовка кадров
Ключевым залогом успешной трансформации организации с использованием процессного управления является именно вовлечение топ-менеджмента в эту деятельность. Последовательность и системность в продвижении принципов BPM в организации. Без этого при «внедрении» процессного подхода можно столкнуться с некоторыми из приведенных ниже трудностей:
• формальный подход к внедрению методов процессного управления или специализированных средств автоматизации без принятия на уровне руководства самой идеи процессного управления и транслирования ее задач и целей на все уровни оргструктуры
• разногласия среди топ-менеджмента организации по вопросам необходимости изменений и их масштабов
• непонимание того, зачем нужна регламентация процессов и как правильно это делать
• отсутствие необходимого терпения, желания и ресурсов, необходимых для реальной оптимизации процессов
• отсутствие компетентной и мотивированной команды для трансформации деятельности, а также отсутствие у нее необходимых полномочий для перехода к BPM
• неадекватные сроки трансформации деятельности и ее влияния на рядовой персонал организации
• построение системы процессов, неадекватной реальному бизнесу компании
• ошибки при создании системы показателей, увязке процессов и показателей
• общее сопротивление персонала изменениям и не понимание их ценности.
• противление персонала изменениям.
С одной стороны внедрение процессного управления позволяет оптимизировать работу организации и повысить ее эффективность, но с другой стороны требует достаточно серьезных мероприятий и принятия решения как на уровне высшего руководства, так и на уровне рядовых сотрудников.
Такие трансформации организации требуют длительного времени, существенных расходов (консалтинг, разработка документации, внедрение средства автоматизации, обеспечение непрерывной оценки качества процессов и их постоянного совершенствования, адаптация персонала.
Именно необходимость системного подхода к выстраиванию, оптимизации и автоматизации процессов, а также длительный период адаптации к изменениям часто являются «стоп-факторами» для внедрения подхода к управлению организацией, ориентированного на оптимизацию бизнес-процессов.
1.3. Решения RPA как инструмент BPMS
Отсутствие системы управления процессами в настоящее время может быть частично компенсировано применением решений класса RPA (Robotic Process Automation) – программных роботов, которые эмулируют деятельность человека.
Важной особенностью решений RPA является автоматизация рутинных операций человека, возможность непрерывной работы, отсутствие требований к каким-либо методологиям процессного управления.
При этом использование подхода и систем RPA не заменяет собой рекомендации BPM, но может существенно упросить работу персонала в организации и частично минимизировать негативные факторы монотонности работы персонала, разгрузив его для решения других задач.
Программные роботы могут как полностью автоматизировать отдельный бизнесс-процесс, так и использоваться в полуавтоматическим режиме, когда критические операции процесса выполняются человеком, а подготовительные – программным роботом.
Использование RPA позволяет организации получить следующие преимущества:
• Сотруднику – автоматизация рутинных монотонных операций, высвобождение времени на решении смежных, нестандартных задач и саморазвития. Особенно если используются desktop приложения (банковские системы, системы ЭДО, СПАР и т.д.). Что повышает лояльность специалистов, их мотивацию к работе и в общем повышает производительность труда.
• ИТ-блоку – минимум изменений в инфраструктуре и архитектуре использующихся приложений (отсутствие доработок приложений, подготовки интеграционных механизмов), удобство контроля и администрирования роботов
• Менеджерам процессов – снижение числа ошибок человеческого фактора, возможность оперативного тиражирования роботов или их компонентов на разные функциональные и территориальные подразделения, возможность выполнения задач в режиме 24х7 без выходных и праздничных дней.
• Менеджерам подразделений – эффективное управление персоналом без привлечения дополнительного штата. Перераспределение зон ответственности между существующими сотрудниками
• Топ-менеджерам – общее повышение эффективности и стабильности процессов. Увеличение производительности подразделений без существенных затрат и расширения штата персонала.
Разработка программных роботов в большинстве систем RPA зачастую не требует глубокого уровня знаний в области программирования. Часто программный робот строится в специализированном компоненте RPA - Студии по принципу конструктора путем формирования алгоритма операций, переходов между ними и параметризации операций.
Сотрудники организации после знакомства с инструментарием RPA могут самостоятельно создавать несложных роботов, выполняющих роль виртуальных ассистентов и поддерживать их в актуальном состоянии при изменениях в бизнес-процессах.
Программные роботы будут наиболее эффективны для постоянно повторяющихся типовых действий с использованием нескольких не интегрированных информационных систем. Успешно автоматизируется:
• ввод/копирование/верификация/консолидация/модификация/перенос данных в различных формах и системах;
• работа с интерфейсными формами;
• повторяющиеся нажатия на кнопки в desktop приложениях;
• работа с документами (распознавание текста/форм);
• обработка сообщений в e-mailи мессенджерах
• прочие действия пользователей в информационных системах, которые могут быть алгоритмизированы
Отдельной областью применения RPA является функциональный мониторинг состояния информационных систем, при котором робот, с использованием тестовых данных, выполняет типовые действия в системе, фиксирует ее ответ и возможные ошибки, а также время выполнения операций.
Применение RPA для задач функционального мониторинга существенно упрощает задачи поддержки информационных систем и приложений, а также оценки их работы с точки зрения пользователя.
1.4. Подходы к выделению процессов для использования RPA
Наиболее успешно могут быть роботизированы процессы если возможно:
• Определить из их числа наиболее часто повторяющиеся типизированные процессы;
• Задачи в процессах может выполнить небольшое число сотрудников с компьютерами и необходимым набором приложений
• Последовательность действий в процессах может быть описана (через интервью, с использованием инструкций и т.д.)
• Действия процессов производятся в различных не интегрированных информационных системах, а их интеграция затруднена или невозможна (например, у приложений отсутствует API, или команда разработки)
• Успешность выполнения процесса чувствительна к вводимым/модифицируемым данным (большое влияние на результат может оказать ошибка человека)
• Деятельность в процессе затрагивает конфиденциальные данные, доступ персонала к которым желательно ограничить
• Работа по задачам процесса раздражает/утомляет/демотивирует сотрудников
• Выделение нескольких процессов и постепенное расширение охвата RPA
В случае, если в деятельности организации можно выделить процессы, подлежащие роботизации целесообразно:
• Принять на уровне руководства организации/структурного подразделения решение о пилотировании/внедрении RPA как средства автоматизации деятельности
• Сформулировать критерии оценки успешности его применения (получение объективной картины работы системы, сокращение числа ошибок, ускорение работы, увеличение объема обрабатываемой информации и т.д.)
• Определить фокус-группу по внедрению RPA, в которую желательно включить: руководителя подразделения, ключевых специалистов процесса, ИТ-специалистов, подрядчиков и т.д.
• Описать процесс, источники данных, характер их обработки и вывода информации
• Определить характер использования робота персоналом (периодический запуск по расписанию, запуск по событию, запуск по требованию сотрудника)
• Разработать робота и отладить его на тестовых данных. Определить критерии успешности работы робота
• Задокументировать робота, определить порядок его актуализации
• Принять решение о тиражировании технологии на другую деятельность.
1.5. Типовая структура систем RPA
На сегодняшний день на рынке представлен большой набор отечественных и зарубежных систем RPA: Primo RPA, PIX Robotics, Robin, Sherpa, Roomy, Атом.РИТА, UiPath, BluePrism и т.д. Каждая платформа имеет свои особенности и в целом выбор решения зависит от многих условий.
Большинство платформ RPA имеют схожую структуру модулей:
• «Студия» - среда разработки роботов
• «Робот» - компонент исполнения разработанного робота
• «Оркестратор» - компонент распространения, конфигурирования, управления роботами (целесообразно использовать для централизованного управления большим числом роботов)
Отличия в платформах заключаются в возможности разработки роботов в парадигме low-code и наоборот, с использованием элементов классического программного кода, с набором готовых коннекторов к сторонним приложениям, уровнем логирования исполнения роботов, а также удобством автодокументирования робота.
Разные платформы по-разному взаимодействуют с *nix системами, включая отечественные ОС.
Для многих платформ доступно как SaaS так и on-premise вариант использования с бессрочной лицензией или периодической подпиской.
Характер же разработки и отладки роботов, а также интеграции их в деятельность персонала схож для большинства платформ. Практически каждый производитель имеет собственные базовые и углубленные курсы по платформе, которые доступны большинству пользователей.
2. Услуги по роботизации процессов
Наша команда имеет более чем 5 летний опыт работы с решениями класса RPA ведущих российских производителей: Primo RPA, Robin, Sherpa, PIX, а также знакома с продуктами UiPath.
Разработанные нами роботы работают в различных средах и конфигурациях и успешно решают различные производственные задачи.
За время работы направления RPA мы сформировали собственный центр компетенций, специалисты которого могут выполнить весь цикл работ в области роботизации процессов:
• Проведение обследования
• Формирование ТЗ на роботизацию
• Формирование и управление рабочей группой (Заказчик/Исполнитель)
• Помощь в выборе, развертывании, адаптации платформы роботизации (демонстрация решений а нашей лаборатории)
• Разработка, тестирование, документирование и ввод в эксплуатацию программных роботов
• Помощь в адаптации персонала Заказчика к использованию роботов
• Последующее сопровождение и актуализация (по необходимости)
Успешный опыт реализованных проектов позволяет нам с уверенностью обеспечивать качественную автоматизацию процессов.
2.1. Примеры решенных нами задач
Кратко описать суть задачи, что было сделано, на какой платформе, что получил заказчик (общими словами без указания конкретного заказчика NDA)
Оставьте заявку, и мы поможем с выбором
Наш консультант свяжется с вами в течение дня, ответит на вопросы и поможет
Наш консультант свяжется с вами в течение дня, ответит на вопросы и поможет