Как создать тендерный отдел. Место такого отдела в структуре компании и его обязанности.

Тендерный отдел — это внутреннее подразделение организации, которое занимается организацией закупок и/или участием в них. Такие структурные подразделения бывают, как у заказчиков, так и у поставщиков. Однако, в этой статье подробнее рассмотрим вопросы, касающиеся участников тендерных процедур. Как создать тендерный отдел? Кому он должен подчиняться в структуре компании? Какими компетенциями должны обладать сотрудники?

Что входит в обязанности тендерного отдела?

Специалисты тендерного отдела контролируют весь процесс участия в закупках – начиная с подготовительной работы (поиск и аналитика закупок), заканчивая контролем получения оплаты после выполнения контракта. Если говорить подробнее, то тендерный отдел должен выполнять следующие функции:

· получение электронной подписи и контроль за ее продлением;

· аккредитации (переаккредитации) на электронных площадках;

· настройка необходимого программного обеспечения для участия в электронных аукционах;

· мониторинг подходящих для компании тендерных процедур;

· изучение и анализ тендерной документации;

· аналитика конкурентной среды и мониторинг итогов предыдущих закупок;

· взаимодействие с заказчиком для получения ответов на запросы разъяснений по тендерной документации;

· подготовка документов, заполнение форм и подача заявок;

· заказ у других подразделений компании необходимых справок и выписок;

· отслеживание изменений законодательства, регламентирующего процедуры закупок;

· взаимодействие с банками и кредитными организациями на предмет получения банковских гарантий;

· непосредственное участие в аукционах (личное или дистанционное);

· отслеживание результатов закупок;

· подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации;

· заключение контрактов.

Что нужно учесть при расчете затрат на создание отдела

При расчете средств на содержание отдела, помимо расходов на зарплату тендерный специалистов, также стоит учесть такие расходы, как открытие спецсчетов, оплата банковских услуг, расходы оплату тарифных планов коммерческих площадок.

Очень важно следить за уровнем компетенции сотрудников тендерного отдела. Законодательство данной сферы довольно изменчиво, поэтому желательно отправлять сотрудников на ежегодное обучение.

Кому подчиняется тендерный отдел

Специалисты подразделения, как правило, подчиняются руководителю тендерного отдела. Если же в отделе всего один или два специалиста, то управление отделом может передаваться коммерческому директору. А в небольших компаниях, эту функцию может напрямую выполнять генеральный директор.

Руководитель тендерного отдела должен планировать деятельность каждого специалиста подразделения, распределять зоны ответственности, следить за исполнением обязанностей и анализировать итоги деятельности отдела.

Каким критериям должны соответствовать тендерные специалисты

Давайте разберем какие деловые и личностные качества должны быть присущи таким сотрудникам. Чтобы добиваться высоких результатов в закупочной деятельности, кандидат на вакансию тендерного специалиста должен обладать в первую очередь хорошим знанием законодательства (44-ФЗ и 223-ФЗ) и богатым опытом применения таких знаний на практике. Чтобы оставаться востребованным специалистом в этой области, важно регулярно актуализировать знания и повышать квалификацию.

Что касается личностных качеств, то тут очень важно умение работать с большим объемом информации и документации, так как специалист по торгам занимается обработкой целого потока данных.

Довольно часто специалисту по тендерам могут потребоваться навыки дипломата. Поставщик должен уметь красиво и правильно излагать мысли. Грамотно писать деловые письма и готовить заявки. Это умение также пригодится при взаимодействии с сотрудниками ФАС, чиновниками, коллегами, заказчиками, специалистами технического и закупочного отделов.

Таким образом, если ваша компания нацелена активно использовать тендеры, как канал продаж, то как следствие возникает потребность в создании собственного тендерного отдела, соответствующего потребностям именно вашей организации.