Для того чтобы правильно прописать условия обмена документами через систему электронного документооборота (ЭДО) в договоре, важно учесть несколько ключевых моментов:
1. Указание на использование ЭДО
В тексте договора необходимо четко указать, что стороны будут использовать электронную подпись и электронный документооборот для обмена юридически значимыми документами. Это может выглядеть следующим образом:
«Стороны договорились о том, что все документы, связанные с исполнением настоящего Договора, могут передаваться посредством системы электронного документооборота с использованием квалифицированной электронной подписи в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.»
2. Описание правовой основы использования ЭДО
Укажите нормативную базу, регулирующую использование электронных документов и подписей. Например:
«Обмен электронными документами осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи".»
3. Выбор оператора ЭДО и системы
Если у сторон уже есть договоренность об использовании конкретной системы ЭДО, то стоит упомянуть её название:
«Электронный документооборот между сторонами будет осуществляться через систему __________ (указывается конкретная система ЭДО).»
4. Правовой статус электронных документов
Важно зафиксировать, что электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные оригиналы, при условии соблюдения требований к их оформлению:
«Документы, переданные Сторонами друг другу посредством системы ЭДО с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, и обладают юридической силой.»
5. Период хранения электронных документов
Также можно предусмотреть условие о хранении электронных документов:
«Каждая сторона обязуется хранить электронные документы, полученные в рамках исполнения настоящего Договора, в течение _____ лет после окончания срока действия Договора.»
6. Процедура подписания и передачи документов
«Подписание и передача документов осуществляются путем направления одного экземпляра документа, заверенного квалифицированной электронной подписью уполномоченных лиц Сторон, через систему ЭДО. Документ считается полученным другой стороной с момента его доставки в личный кабинет этой стороны в системе ЭДО.»
Пример полного пункта договора:
«Статья X. Электронный документооборот»
1. Стороны договорились, что документы, необходимые для исполнения настоящего договора, могут быть переданы посредством системы электронного документооборота (далее – ЭДО), с использованием электронной подписи.
2. Обмен электронными документами производится в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
3. Электронным документооборотом между сторонами является система _______________ (название системы).
4. Документы, отправленные и полученные через систему ЭДО с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, считаются равносильными документам, составленным на бумажных носителях и подписанными собственноручно.
5. Каждая сторона обязана обеспечить хранение всех полученных и отправленных электронных документов в течение ___ лет после завершения действия настоящего договора.
6. Подписание и направление документов осуществляется путем отправки одного экземпляра каждого документа, подписанного квалифицированной электронной подписью ответственного лица соответствующей стороны, через личный кабинет в системе ЭДО. Дата получения документа фиксируется системой ЭДО и признается моментом поступления документа стороне-получателю.
---
Таким образом, этот пункт договора охватывает все ключевые аспекты работы с ЭДО, включая признание юридической силы электронных документов, выбор системы и процедуры обмена.